Última revisión normativa: 10 de septiembre de 2026
Revisión legal: Juan José Farinós Ibáñez — Abogado ICAV 13.981, PRAETORIA
El DECA para el transporte de mercancías será obligatorio en formato digital desde el 5 de octubre de 2026. El cambio afecta de lleno a transportistas autónomos, flotas, agencias de transporte, cargadores, transitarios y operadores logísticos que intervienen en transportes interiores o de cabotaje realizados en España.
Para las empresas de transporte y logística, el verdadero reto no consiste únicamente en sustituir un papel por un PDF. El DECA debe generarse antes de que comience el servicio, contener los datos correctos, llegar al conductor, poder descargarse directamente durante una inspección y conservarse durante al menos un año.
En esta guía explicamos qué es el DECA, quién debe hacerlo y cómo organizar su gestión en una empresa de transporte o logística, incluyendo los casos en los que existe subcontratación.
Resumen rápido: el DECA debe ser un PDF nativo digital de un máximo de 5 MB, con código QR y una URL HTTPS única que permita descargarlo directamente. No sirve crear el documento en papel y escanearlo después.
¿Qué es el DECA en el transporte de mercancías?
El DECA es el Documento Electrónico de Control Administrativo que acredita los datos esenciales de un transporte público de mercancías por carretera.
No es simplemente una fotografía o una copia digital del antiguo documento de control. La aplicación utilizada por la empresa de transporte o logística debe transformar los datos estructurados en un fichero electrónico nativo, registrar la fecha y hora de creación y alojarlo en un repositorio desde el que pueda descargarse.
El documento acompaña a la mercancía durante el transporte y permite que la Inspección de Transporte o los agentes de vigilancia comprueben, entre otros aspectos:
- Quién ha contratado directamente el transporte.
- Qué transportista realiza materialmente el servicio.
- Cuál es el origen y el destino del envío.
- Qué mercancía se transporta y cuál es su peso.
- Qué vehículo y, en su caso, qué semirremolque realizan el porte.
- En qué fecha se efectúa el transporte.
Puedes ampliar la definición en qué es el DECA.
¿Desde cuándo es obligatorio el DECA para las empresas de transporte?
El documento de control deberá generarse necesariamente en formato digital desde el 5 de octubre de 2026. La obligación procede de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, y sus requisitos técnicos se desarrollan en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
El cambio afecta a los transportes interiores, es decir, aquellos cuyo origen y destino están dentro de España. También comprende las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español. Por el contrario, un transporte internacional que discurra parcialmente por España utiliza la documentación prevista en los convenios internacionales aplicables.
Las empresas de transporte y logística pueden empezar a generar el DECA antes de la fecha obligatoria. Hacer pruebas con portes reales permite formar al personal administrativo, comprobar cómo recibe el documento el conductor y corregir el procedimiento antes del 5 de octubre.
Consulta también la guía específica sobre el DECA obligatorio desde el 5 de octubre de 2026.
¿Quién está obligado a generar el DECA?
Los dos sujetos obligados a formalizar el documento de control son:
- El cargador contractual: la persona o empresa que contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.
- El transportista efectivo: la empresa o profesional titular de la autorización bajo la que se realiza materialmente el transporte.
Por tanto, la obligación no recae siempre sobre el propietario de la mercancía. Una agencia de transporte, un transitario, una cooperativa, otro transportista o un operador logístico pueden ocupar la posición de cargador contractual cuando contratan el porte en nombre propio con la empresa que lo ejecuta.
La normativa permite que cualquiera de los dos genere materialmente el fichero, pero ambos deben asegurarse de que el DECA existe y es correcto. La mejor práctica para empresas de transporte y logística consiste en acordar en la orden de carga quién lo confeccionará y cómo se entregará la copia a la otra parte y al conductor.
Si tienes dudas sobre tu posición, utiliza el comprobador ¿estoy obligado a hacer el DECA? o consulta la guía sobre quién está obligado a hacer el DECA.
Agencias de transporte, operadores logísticos y subcontratación
Las cadenas de subcontratación son uno de los puntos que más dudas generan entre empresas de transporte y logística.
La clave es identificar cada relación contractual. Frente al transportista que realiza materialmente el viaje, será cargador contractual la empresa que lo haya contratado directamente. Puede ser una agencia de transporte, un operador logístico o incluso otra empresa transportista que haya subcontratado el servicio.
Ejemplo práctico
Una empresa fabricante encarga el transporte a una agencia. La agencia subcontrata el porte con una empresa de transporte, y esta última lo ejecuta con su propio vehículo:
- La agencia es cargadora contractual frente a la empresa que realiza el servicio.
- La empresa de transporte que mueve la mercancía es el transportista efectivo.
- Ambas deben comprobar que el DECA se ha formalizado.
- El conductor debe recibirlo antes del inicio efectivo del transporte.
Si hay varios intermediarios, no conviene que cada uno genere un DECA distinto sin coordinación. Lo práctico es identificar al transportista efectivo, determinar quién contrata directamente con él y dejar asignada la creación del documento antes de que el camión salga.
Más información en DECA para agencias y operadores de transporte.
Datos obligatorios del DECA de mercancías
El DECA debe contener, como mínimo, los siguientes datos esenciales:
| Bloque | Información necesaria |
|---|---|
| Cargador contractual | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Transportista efectivo | Nombre o razón social y NIF |
| Trayecto | Lugar de origen y destino del envío |
| Mercancía | Naturaleza y peso, o magnitud alternativa cuando el peso exacto no pueda determinarse |
| Fecha | Fecha de realización del transporte |
| Vehículo | Matrícula de la cabeza tractora y del remolque o semirremolque, cuando corresponda |
| Autorización especial | Identificación cuando sea necesaria para circular |
| Observaciones | Reservas o indicaciones solicitadas por los intervinientes |
Es importante repartir bien el control de los datos. El cargador contractual responde de la información relativa a las partes, el origen, el destino y la mercancía. El transportista efectivo responde, entre otros datos, de la fecha, las matrículas y la autorización especial de circulación cuando resulte exigible.
Requisitos técnicos: no basta con guardar un PDF
Para que una plataforma DECA resulte adecuada para empresas de transporte y logística debe cumplir todos los requisitos técnicos, no solo dibujar un código QR sobre un documento.
El DECA debe:
- Generarse como PDF nativo digital, no mediante el escaneo de un documento en papel.
- Tener un tamaño máximo de 5 MB.
- Incorporar la fecha y hora de creación y de modificación en sus metadatos.
- Incluir un código QR con la dirección web única del documento.
- Utilizar una URL que comience por
https://y emplee TLS 1.2 o superior. - Permitir la descarga directa del PDF, sin usuario, contraseña, botones ni pasos intermedios.
- Permanecer disponible durante todo el servicio.
- Conservarse durante al menos un año.
La dirección de descarga puede desactivarse cuando hayan transcurrido siete días naturales desde la finalización del transporte, pero el fichero debe continuar conservándose durante el plazo legal.
¿El conductor debe llevar el DECA en el móvil?
El conductor debe recibir una copia antes del inicio efectivo del servicio. Puede llevarla:
- En formato electrónico y mostrarla desde un teléfono, tableta u otro dispositivo.
- En una copia impresa que contenga el código QR.
- Mediante el código QR como fichero independiente.
Por tanto, la digitalización no prohíbe que el conductor lleve una copia en papel. Lo que debe ser digital desde su origen es el fichero DECA almacenado en el repositorio. Una hoja creada en papel y escaneada posteriormente no cumple este requisito.
¿Qué sucede durante una inspección de transporte?
Cuando la Inspección de Transporte o los agentes soliciten el documento, el conductor puede mostrar el DECA con su QR o únicamente el código QR. Al escanearlo, la URL debe iniciar la descarga directa del PDF.
Para evitar problemas, las empresas de transporte deberían comprobar antes de cada salida:
- Que el DECA corresponde exactamente al servicio que se está realizando.
- Que aparecen el cargador contractual y el transportista efectivo correctos.
- Que las matrículas coinciden con el vehículo y el semirremolque utilizados.
- Que el conductor ha recibido la versión vigente.
- Que el QR funciona sin iniciar sesión ni pulsar botones adicionales.
- Que existe un procedimiento para modificar el documento si cambia algún dato durante el trayecto.
Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no modifican válidamente el fichero. Si cambia el vehículo u otro dato, debe actualizarse el documento electrónico o generarse uno nuevo conforme a la normativa, conservar la trazabilidad y enviar la versión vigente al conductor.
¿Se pueden incluir varios envíos en un solo DECA?
Sí, pero no en cualquier situación. En el transporte de mercancías pueden agruparse varios servicios en un mismo DECA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos.
El documento deberá diferenciar claramente el origen, el destino, la naturaleza y el peso de cada envío, además de cualquier otro dato que cambie entre ellos. Esta posibilidad puede resultar útil para empresas de transporte y logística que realizan distribución, rutas con varias entregas o servicios repetidos para las mismas partes.
¿El DECA necesita firma electrónica?
El DECA administrativo no necesita firma electrónica para ser válido. La exigencia principal es que incluya todos los datos y cumpla los requisitos de generación, acceso y conservación.
La situación cambia si el mismo documento se utiliza también con finalidad contractual y debe firmarse. En ese supuesto, la firma utilizada deberá ser, como mínimo, una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS.
Tampoco debe confundirse el DECA con el CMR o el eCMR. El DECA tiene naturaleza administrativa. La carta de porte documenta el contrato de transporte. Un mismo formato puede servir para ambas finalidades si reúne todos los datos y requisitos exigidos para cada una.
Transportes exentos del documento de control
La Orden FOM/2861/2012 contempla determinadas exenciones, entre ellas:
- Transportes que no requieren título habilitante conforme a la normativa de ordenación.
- Mudanzas.
- Transporte de vehículos averiados o accidentados en vehículos especiales.
- Determinados servicios de paquetería y reparto de un número reducido de bultos fácilmente manipulables por una persona.
Las empresas de transporte y logística no deberían aplicar una exención por analogía. Si el servicio no encaja claramente en alguno de los supuestos legales, conviene documentarlo o solicitar asesoramiento.
Cómo elegir una plataforma DECA para una empresa de transporte o logística
Antes de contratar una herramienta, conviene hacer una prueba completa desde la oficina hasta el teléfono del conductor. Estas son las preguntas importantes:
- ¿Genera un PDF nativo digital y no una simple imagen?
- ¿Incluye todos los datos obligatorios?
- ¿Registra cuándo se crea y cuándo se modifica?
- ¿El QR descarga directamente el PDF sin autenticación?
- ¿Permite enviarlo fácilmente al conductor por enlace, correo o WhatsApp?
- ¿Conserva las versiones anteriores cuando se modifica un dato?
- ¿Permite reutilizar empresas, vehículos y direcciones habituales?
- ¿Mantiene el histórico durante al menos un año?
- ¿Puede usarla un autónomo sin implantar un TMS completo?
- ¿Ofrece soporte técnico y asistencia jurídica cuando surge una incidencia?
Una gran empresa logística puede necesitar integración con su ERP o TMS. En cambio, un autónomo, una pequeña flota o una agencia de transporte pueden preferir una plataforma especializada que les permita empezar inmediatamente y sin alterar toda su operativa.
DECA Profesional: una solución para empresas de transporte y logística
DECA Profesional permite generar el documento de control digital, descargarlo, compartirlo con el conductor y conservar un histórico organizado. Con una cuenta pueden guardarse empresas, vehículos y lugares habituales, además de duplicar documentos para reducir el trabajo administrativo.
La plataforma es gratuita, sin tarjeta y sin límite ordinario de documentos hasta el 31 de diciembre de 2026, durante su fase de lanzamiento. Está dirigida a transportistas autónomos, empresas de transporte, cargadores, agencias y operadores logísticos.
Además, cuando el transportista lo autoriza voluntariamente, puede utilizarse la información mínima de destino y fecha de disponibilidad para recibir propuestas de carga compatibles con el siguiente trayecto. El objetivo es que la gestión del DECA también contribuya a reducir kilómetros en vacío, sin convertir el tratamiento comercial en un requisito para usar la plataforma.
El servicio cuenta con revisión jurídica especializada en transporte y un canal de asistencia para incidencias relacionadas con el documento.
Checklist para empresas de transporte antes del 5 de octubre
- Elegir y probar la plataforma DECA.
- Completar los datos de la empresa y de los transportistas habituales.
- Definir quién genera el documento en cada relación contractual.
- Incluir esa responsabilidad en las órdenes de carga.
- Formar al personal de tráfico y administración.
- Explicar a los conductores cómo recibir y mostrar el QR.
- Realizar una descarga de prueba desde un móvil sin iniciar sesión.
- Establecer un procedimiento para cambios de matrícula o de otros datos.
- Comprobar el sistema de conservación durante un año.
- No esperar al día de entrada en vigor para crear el primer documento.
Preguntas frecuentes sobre el DECA para transporte de mercancías
¿Qué empresas están obligadas a utilizar el DECA?
La obligación afecta al cargador contractual y al transportista efectivo en los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos al documento de control. Una agencia, un transitario u otro operador logístico pueden ser cargadores contractuales cuando contratan directamente con quien ejecuta el transporte.
¿Cuándo entra en vigor el DECA digital?
El documento de control administrativo deberá generarse necesariamente en formato digital desde el 5 de octubre de 2026.
¿Sirve un documento en papel escaneado?
No. El fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos estructurados de la aplicación. El conductor sí puede llevar una copia impresa del fichero digital, siempre que incluya el QR.
¿Quién hace el DECA cuando hay una agencia de transporte?
La agencia que contrata directamente con el transportista efectivo ocupa la posición de cargador contractual. Agencia y transportista efectivo son sujetos obligados, aunque pueden acordar cuál de ellos genera materialmente el fichero.
¿Cuánto tiempo debe guardarse el DECA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben poder conservar o descargar el documento durante al menos un año.
¿Es obligatorio firmar el DECA?
No para su función administrativa. Si el documento se utiliza también con finalidad contractual y se firma, deberá emplearse como mínimo una firma electrónica avanzada.
¿Puedo hacer el DECA gratis?
Sí. DECA Profesional permite generar documentos sin coste y sin tarjeta hasta el 31 de diciembre de 2026 durante su fase de lanzamiento.
Fuentes oficiales
- Resolución de 5 de junio de 2026 sobre las características de los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo.
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, sobre el documento de control del transporte público de mercancías por carretera.
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.