El 5 de octubre de 2026 cambiará la forma de documentar miles de transportes de mercancías por carretera en España. Desde esa fecha, el documento de control administrativo deberá generarse necesariamente en formato digital.
En los últimos meses han aparecido numerosas noticias y ofertas comerciales sobre el denominado DeCA. La mayoría se limita a repetir tres ideas: que será obligatorio, que desaparecerá el papel y que las empresas deberán contratar una plataforma.
La realidad jurídica es bastante más compleja.
El DeCA no es un documento completamente nuevo, no siempre necesita firma electrónica y la normativa tampoco obliga a contratar una plataforma concreta. Además, aunque debe generarse digitalmente, el conductor podrá seguir llevando una copia impresa con su código QR.
En esta guía explicamos qué exige realmente la normativa, quién responde cuando intervienen agencias y transportistas subcontratados y qué debería comprobar una empresa antes de elegir un proveedor tecnológico.
¿Qué es el DeCA de transporte?
El DeCA es el Documento Electrónico de Control Administrativo exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
No crea una obligación documental completamente nueva. Es la evolución digital del documento de control regulado desde hace años por la Orden FOM/2861/2012.
Su finalidad es que la Inspección de Transporte pueda comprobar, entre otros aspectos:
- Quién contrata el transporte.
- Quién lo realiza efectivamente.
- Qué mercancía se transporta.
- Cuál es su origen y destino.
- Qué vehículo se utiliza.
- Si el servicio se encuentra correctamente documentado.
La principal novedad es que el documento deberá generarse electrónicamente y cumplir unos requisitos técnicos que garanticen su integridad, disponibilidad y trazabilidad.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA digital?
La fecha clave es el 5 de octubre de 2026.
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció que el documento de control administrativo debía ser necesariamente digital diez meses después de la entrada en vigor de la ley.
Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril concretó las características que deben reunir tanto el documento como las aplicaciones utilizadas para generarlo.
Desde el 5 de octubre de 2026 ya no será válido confeccionar el documento exclusivamente en papel.
¿A qué transportes se aplica?
El DeCA afecta principalmente a:
- Transportes públicos interiores de mercancías por carretera.
- Operaciones de cabotaje realizadas en territorio español.
- Cargadores contractuales.
- Agencias y operadores de transporte que contratan en nombre propio.
- Transportistas efectivos que ejecutan materialmente el servicio.
Por el contrario, los transportes internacionales que discurran parcialmente por España utilizarán la documentación establecida en los convenios internacionales aplicables, como la carta de porte CMR.
También deben tenerse en cuenta las excepciones previstas en la Orden FOM/2861/2012 para determinados tipos de transporte.
El papel no desaparece completamente
Una de las afirmaciones más repetidas es que el papel desaparecerá por completo el 5 de octubre. No es exactamente así.
Lo que exige la norma es que el DeCA se genere de forma nativamente digital. Por tanto, no será válido:
- Crear el documento a mano y escanearlo.
- Fotografiar una hoja de transporte.
- Convertir una imagen en PDF.
- Cumplimentar un documento en papel después de iniciarse el viaje.
- Utilizar como original un PDF obtenido mediante el escaneo de un documento físico.
Sin embargo, una vez generado correctamente el DeCA digital, el conductor podrá llevarlo de cualquiera de estas formas:
- Como copia electrónica en un teléfono móvil o dispositivo.
- Como copia impresa en papel con su código QR.
- Mediante el código QR en un fichero independiente.
Por tanto, el documento original debe ser digital, pero el conductor sí puede presentar una copia impresa que permita acceder al fichero electrónico.
Esta posibilidad puede ser útil como sistema de contingencia ante problemas de batería, averías del teléfono o dificultades operativas del conductor.
¿Qué requisitos debe cumplir un DeCA válido?
No cualquier PDF con un código QR puede considerarse un DeCA válido.
El documento y la plataforma que lo genere deben cumplir, entre otros, los siguientes requisitos:
1. Creación anterior al inicio del transporte
El documento debe generarse cuando sus datos sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio.
La aplicación debe registrar la fecha y hora de creación. También debe dejar constancia de la fecha y hora de cualquier modificación posterior.
Esto impide generar apresuradamente el documento cuando el vehículo ya ha sido detenido en una inspección.
2. PDF nativo digital
El DeCA debe consistir en un fichero PDF generado a partir de datos estructurados.
El tamaño máximo del fichero será de 5 MB y sus signos de escritura deberán ser legibles.
No son válidos los PDF obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o la conversión de fotografías.
3. Código QR y dirección web única
Cada documento debe incluir un código QR vinculado a una dirección web única y específica.
Cuando un agente escanee el código, la dirección debe producir la descarga directa del PDF.
No será válido un enlace que obligue al agente a:
- Introducir un usuario o contraseña.
- Registrarse en la plataforma.
- Identificarse mediante credenciales.
- Acceder a un panel privado.
- Pulsar botones adicionales para descargar el archivo.
La URL deberá utilizar HTTPS y un protocolo TLS 1.2 o superior.
4. Conservación durante un año
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar el DeCA o poder descargarlo durante al menos un año.
Si el documento lo genera una de las partes, la otra puede utilizar un repositorio distinto o disponer de acceso para descargarlo durante ese periodo.
Desde una perspectiva preventiva, recomendamos que cada empresa archive también sus propias copias. Depender completamente del proveedor o de otra empresa puede generar problemas si desaparece una cuenta, se cancela una suscripción o surge un conflicto contractual.
¿Quién es responsable de generar el DeCA?
La normativa sitúa las principales obligaciones sobre dos figuras:
- El cargador contractual.
- El transportista efectivo.
El cargador contractual no tiene por qué ser la empresa que carga físicamente la mercancía. Es quien contrata en nombre propio la realización del transporte.
Cuando interviene una agencia de transporte, esta puede ocupar la posición de cargador contractual frente al transportista efectivo que realiza el viaje.
Las partes pueden acordar cuál de ellas genera materialmente el documento. Sin embargo, ese reparto interno de tareas no debería utilizarse como excusa si el vehículo comienza el servicio sin un DeCA válido.
Toda empresa debería establecer un procedimiento que determine:
- Quién crea el documento.
- Quién comprueba los datos.
- Cómo se entrega al conductor.
- Quién gestiona los cambios durante el viaje.
- Dónde se conserva.
- Cómo obtiene una copia la otra parte.
- Qué protocolo se aplica si falla el sistema.
El verdadero riesgo está en la subcontratación
Las cadenas de subcontratación pueden convertirse en uno de los principales focos de errores.
Imaginemos una operación en la que intervienen:
- El propietario de la mercancía.
- Una agencia de transporte.
- Un primer transportista contratado.
- Un segundo intermediario.
- El transportista efectivo que finalmente envía el vehículo.
El DeCA debe identificar de forma expresa y diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo.
Uno de los errores previsibles será mantener como transportista efectivo a la empresa inicialmente contratada cuando el servicio haya sido subcontratado y ejecutado por otra compañía.
También pueden aparecer errores en:
- La matrícula del vehículo.
- La matrícula del remolque.
- El origen o destino.
- La naturaleza de la mercancía.
- El peso transportado.
- La fecha de realización.
- La identidad de quien contrata en nombre propio.
El problema del DeCA no es únicamente informático. Es también un problema contractual y operativo.
¿Qué datos debe contener?
El documento deberá recoger los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012, entre ellos:
- Nombre o denominación social y NIF del cargador contractual.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen del envío.
- Lugar de destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso de la mercancía.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo o vehículos utilizados.
- Las observaciones, reservas o datos que resulten legalmente necesarios.
La identificación del cargador contractual y del transportista efectivo debe aparecer de forma clara y diferenciada, incluso cuando se emplee como DeCA el formato de otro documento de transporte.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el DeCA?
No como regla general.
La Resolución de 5 de junio de 2026 aclara que la firma no es necesaria para la validez administrativa ordinaria del documento de control.
No debe confundirse el DeCA con:
- La carta de porte.
- El contrato de transporte.
- El albarán de entrega.
- La prueba de recepción de la mercancía.
- La aceptación de reservas por daños, faltas o retrasos.
Si el mismo documento se utiliza también con una finalidad contractual y se incorporan firmas, deberá emplearse como mínimo una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS.
Una plataforma puede generar un DeCA administrativamente correcto y, sin embargo, no proporcionar pruebas suficientes para reclamar un porte, acreditar una reserva o defender una incidencia con la mercancía.
¿Puede utilizarse una carta de porte o un CMR como DeCA?
La norma permite utilizar formatos correspondientes a otros documentos de transporte, siempre que se cumplan todos los requisitos del DeCA.
Pueden emplearse, entre otros:
- Cartas de porte.
- Documentos utilizados en transporte ADR.
- Documentos de identificación para traslados de residuos.
- Documentación SANDACH.
- Otros formatos utilizados para documentar servicios de transporte.
Pero cambiar el nombre de una carta de porte o añadirle un QR no la convierte automáticamente en un DeCA.
El fichero debe ser nativo digital, incorporar los datos obligatorios, cumplir los requisitos técnicos y diferenciar claramente al cargador contractual del transportista efectivo.
¿Puede agrupar varios envíos un mismo DeCA?
Sí, pero no siempre.
Podrán agruparse varios servicios en un mismo documento cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos.
En ese caso deberán identificarse claramente, para cada expedición:
- Su origen.
- Su destino.
- La naturaleza de la mercancía.
- El peso transportado.
- Cualquier otro dato que sea diferente.
Si cambia el transportista efectivo, no debería utilizarse indiscriminadamente el mismo documento para todos los servicios.
¿Qué pasa si cambia una matrícula o algún dato durante el viaje?
Las modificaciones no pueden realizarse escribiendo a mano sobre una copia impresa. Las anotaciones manuscritas no modifican válidamente el DeCA.
La normativa permite dos procedimientos:
Modificar el mismo fichero
Se incorporan los nuevos datos al PDF, se explica el motivo del cambio y se conservan visibles los datos anteriores indicando que han dejado de ser válidos.
En este caso, el documento mantiene la misma URL y el mismo código QR.
Generar un nuevo fichero
Se crea un nuevo PDF con todos los datos actualizados. Al tratarse de un documento diferente, tendrá otra URL y otro código QR.
El fichero anterior deberá conservarse para acreditar la trazabilidad de la modificación.
En ambos supuestos, el documento actualizado debe entregarse al conductor.
¿Qué sanciones puede provocar un DeCA incorrecto?
La carencia, falta de cumplimentación o ausencia de datos esenciales en el documento de control puede constituir una infracción grave conforme a la legislación de transportes.
El riesgo no se limita a no llevar ningún documento. También puede existir responsabilidad si:
- El DeCA se genera después de comenzar el servicio.
- Faltan datos obligatorios.
- Se identifica incorrectamente al transportista efectivo.
- El código QR no funciona.
- El enlace exige autenticación.
- El PDF no puede descargarse durante la inspección.
- Se presenta como DeCA un documento escaneado.
- Los cambios se realizan únicamente mediante anotaciones manuscritas.
- No se conserva durante el plazo exigido.
Ante un expediente sancionador deberá analizarse quién era el sujeto responsable, qué obligación se incumplió, qué pruebas existen y si la Administración ha descrito y acreditado correctamente los hechos.
La batalla comercial entre proveedores de DeCA
La proximidad de la fecha límite ha provocado una carrera comercial entre plataformas tecnológicas, bolsas de cargas, consultoras, desarrolladores de TMS y empresas de documentación electrónica.
El transportista puede acabar creyendo que la ley le obliga a contratar una marca concreta. No es así.
La Administración establece los requisitos que debe cumplir el sistema, pero no impone un proveedor determinado.
Antes de contratar, una empresa debería comprobar:
- Si puede descargar todos sus documentos.
- Si existe una exportación masiva.
- Si conservará el acceso al cancelar la suscripción.
- Si el proveedor garantiza la conservación durante un año.
- Si existe un sistema de contingencia ante caídas.
- Si el QR permite descargar directamente el PDF.
- Si el sistema registra todas las modificaciones.
- Si permite gestionar correctamente la subcontratación.
- Si puede integrarse con el TMS o ERP de la empresa.
- Dónde se alojan los datos.
- Quién puede utilizar la información comercial.
- Qué asistencia ofrece ante una inspección.
- Quién responde si el fichero incumple los requisitos legales.
El precio mensual no es el único factor relevante.
Las rutas, clientes, matrículas, proveedores, volúmenes y operaciones constituyen información comercial sensible. El contrato debería regular expresamente su confidencialidad, seguridad, exportación y eliminación.
También debe evitarse la dependencia tecnológica: una empresa no debería quedar atrapada en una plataforma porque todos sus documentos históricos se encuentren almacenados en ella y resulte difícil recuperarlos.
Protocolo de comprobación antes del 5 de octubre
Antes de que finalice el periodo de adaptación, recomendamos realizar una prueba completa:
- Crear una expedición real de prueba.
- Generar el PDF antes de la salida del vehículo.
- Comprobar que contiene todos los datos obligatorios.
- Escanear el QR desde un teléfono que no tenga instalada la aplicación.
- Verificar que el PDF se descarga directamente.
- Confirmar que no se solicitan credenciales.
- Simular un cambio de matrícula.
- Simular un cambio de transportista efectivo.
- Enviar el documento actualizado al conductor.
- Descargar y archivar una copia fuera de la plataforma.
- Comprobar quién puede actuar durante noches y festivos.
- Entregar instrucciones sencillas a tráfico, administración y conductores.
No conviene esperar al 5 de octubre para descubrir que el QR conduce a una pantalla de acceso, que el conductor no sabe mostrar el fichero o que nadie puede modificar una matrícula fuera del horario de oficina.
DeCA Profesional: una solución respaldada por experiencia jurídica y logística
DECA Profesional nace para facilitar el cumplimiento del documento electrónico de control administrativo sin transformar esta obligación en un proceso innecesariamente complicado.
La diferencia no consiste únicamente en generar un PDF y un código QR.
Detrás del proyecto existe experiencia real en transporte, contratación logística, subcontratación, impago de portes, incidencias con mercancías, Juntas Arbitrales y procedimientos sancionadores.
Porque las dudas más difíciles no suelen ser informáticas:
- ¿Quién debe figurar como cargador contractual?
- ¿Qué empresa es realmente el transportista efectivo?
- ¿Cómo se documenta una subcontratación?
- ¿Cómo debe corregirse una matrícula?
- ¿Puede utilizarse el DeCA para reclamar el porte?
- ¿Qué debe hacerse durante una inspección?
- ¿Quién responde si un dato es incorrecto?
- ¿Cómo se recurre una sanción?
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Asesoramiento jurídico para empresas de transporte
En Praetoria Abogados asesoramos a transportistas, agencias, operadores logísticos y cargadores en:
- Expedientes sancionadores de transporte.
- Revisión de contratos con proveedores tecnológicos.
- Responsabilidad de cargadores y transportistas.
- Cadenas de subcontratación.
- Impago de portes.
- Daños, pérdidas, robos y retrasos.
- Reclamaciones ante Juntas Arbitrales de Transporte.
- Implantación de protocolos internos de cumplimiento.
Si tu empresa necesita revisar su funcionamiento antes del 5 de octubre o ha recibido una inspección relacionada con el documento de control, puedes contactar con Praetoria Abogados.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Cuándo será obligatorio el DeCA?
El documento de control administrativo deberá generarse obligatoriamente en formato digital desde el 5 de octubre de 2026.
¿Puede el conductor llevar el DeCA impreso?
Sí. El documento original debe generarse digitalmente, pero el conductor puede llevar una copia impresa con el código QR correspondiente.
¿Es obligatorio firmarlo?
No para su función administrativa ordinaria. Si también se utiliza con finalidad contractual y se incorporan firmas, deberán cumplirse los requisitos de firma electrónica aplicables.
¿Sirve un documento en papel posteriormente escaneado?
No. El PDF debe generarse de forma nativamente digital a partir de datos estructurados.
¿Cuánto tiempo debe conservarse?
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservarlo o poder descargarlo durante al menos un año.
¿Es necesario contratar una plataforma determinada?
No. La normativa no impone una marca o proveedor concreto. El sistema elegido debe cumplir todos los requisitos técnicos y legales.
¿Se aplica a los transportes internacionales?
Los transportes internacionales se documentan conforme a los convenios internacionales aplicables. El DeCA se exige principalmente para transportes interiores y operaciones de cabotaje en España.
¿Puede modificarse durante el transporte?
Sí, pero debe modificarse electrónicamente conservando la trazabilidad. No son válidas las simples anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia en papel.
Fuentes normativas
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre.
- Resolución de 5 de junio de 2026 sobre los documentos electrónicos de control administrativo.
- Real Decreto 1211/1990, de 28 de septiembre, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres.