La llegada del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) está planteando una duda muy habitual entre cargadores, transportistas, agencias y operadores de transporte:
¿Quién debe encargarse de hacer el DeCA: el cargador contractual o el transportista efectivo?
La cuestión parece sencilla, pero tiene una consecuencia práctica importante.
Aunque sea una de las partes quien genere el documento, después hay que poder localizarlo, conservarlo y disponer de él cuando sea necesario. Y cuando una empresa trabaja con muchos clientes, cargadores o transportistas, puede acabar con sus DeCA repartidos entre distintas plataformas, correos electrónicos y archivos PDF.
El verdadero problema, por tanto, no es únicamente quién genera el DeCA, sino cómo conserva cada empresa toda la documentación correspondiente a su actividad.
¿Quién debe hacer el DeCA?
En los transportes sujetos al Documento Electrónico de Control Administrativo intervienen especialmente dos figuras:
- el cargador contractual;
- y el transportista efectivo.
No debe partirse de la idea de que el DeCA sea exclusivamente responsabilidad de uno de ellos.
En la práctica, el documento puede ser generado por una de las partes sin necesidad de que cargador y transportista creen dos DeCA diferentes para el mismo transporte.
Esto permite distintas formas de trabajar.
Puede ser el cargador quien genere habitualmente el DeCA y se lo facilite al transportista.
Puede ocurrir lo contrario y ser el transportista quien prepare el documento.
Y también puede suceder que una empresa trabaje con distintos clientes y proveedores, utilizando en cada caso sistemas diferentes.
La dificultad aparece después: ¿dónde queda toda esa documentación?
El problema para un cargador que trabaja con muchos transportistas
Pensemos en una empresa cargadora que trabaja habitualmente con 30 o 40 transportistas diferentes.
Puede encontrarse con situaciones como estas:
- unos transportistas generan el DeCA en su propio programa;
- otros utilizan otra plataforma;
- algunos remiten directamente el PDF;
- otros esperan que sea el cargador quien lo genere;
- y determinados documentos pueden llegar por correo electrónico o mediante enlaces de descarga.
Todos esos transportes forman parte de la actividad de la misma empresa.
Sin embargo, al cabo de unos meses, la documentación puede encontrarse repartida entre diferentes sistemas.
Mientras el transporte acaba de realizarse puede no parecer especialmente problemático.
La dificultad surge cuando meses después es necesario localizar un documento concreto.
Por ejemplo, ante:
- una inspección;
- un requerimiento posterior;
- una incidencia;
- una reclamación;
- una revisión interna;
- o simplemente la necesidad de comprobar qué ocurrió en determinado transporte.
En ese momento empiezan las preguntas:
¿Quién hizo aquel DeCA?
¿Qué transportista llevaba la mercancía?
¿Nos enviaron el PDF?
¿Estaba en otra plataforma?
¿Quién tiene acceso a esa cuenta?
Por eso, aunque el DeCA lo genere otra empresa, puede resultar muy conveniente que el cargador disponga también de su propia copia organizada.
Al transportista le ocurre exactamente lo mismo
El problema funciona también en sentido contrario.
Un transportista puede trabajar durante el año para decenas de cargadores diferentes.
Algunos cargadores le entregarán el DeCA ya preparado.
Otros le pedirán que sea él quien lo genere.
Otros utilizarán su propio software.
Y otros pueden trabajar con distintos proveedores tecnológicos.
Por tanto, el transportista puede acabar teniendo:
- una parte de sus DeCA en su propio programa;
- otra parte en correos electrónicos;
- documentos generados por clientes;
- PDFs descargados desde otras plataformas;
- y enlaces pertenecientes a diferentes proveedores.
El resultado es el mismo:
la actividad de una única empresa termina repartida entre numerosos sistemas.
Por ello, desde un punto de vista de organización documental, tanto cargadores como transportistas tienen interés en mantener un histórico propio de los transportes en los que intervienen.
¿Qué ocurre en una inspección de transporte?
Durante la realización del transporte, el conductor debe disponer del DeCA en la forma prevista por la normativa y poder presentar el documento y su código QR cuando sea requerido.
Por eso es importante diferenciar dos cuestiones:
Una cosa es quién ha generado el DeCA.
Otra distinta es que el documento correspondiente al transporte esté disponible cuando sea necesario.
Decir que “el DeCA lo hizo el cliente” o que “lo tiene el transportista” puede explicar quién lo generó, pero no resuelve por sí solo la necesidad de tener la documentación correctamente organizada.
Además, la utilidad de conservar los documentos no desaparece cuando termina el transporte.
En mercancías, cargador contractual y transportista efectivo deben conservar el DeCA durante al menos un año. La propia guía de DeCA Profesional recuerda esta obligación y recomienda centralizar la copia para no depender posteriormente de recordar quién generó cada documento. Guia_usuarios_DeCA_externo
El riesgo de tener los DeCA repartidos entre muchas plataformas
Utilizar varias plataformas no es necesariamente un problema.
El problema aparece cuando la empresa no sabe con certeza dónde está cada documento.
Imagine una agencia u operador que realiza cientos de operaciones al mes.
Si cada transportista utiliza su propio sistema, al cabo de un año puede resultar muy difícil reconstruir la documentación de un determinado servicio.
Lo mismo ocurre con un transportista que trabaja para numerosos cargadores.
Por eso resulta recomendable separar dos conceptos:
Generación del DeCA
Quién se encarga de crear correctamente el documento correspondiente al transporte.
Archivo documental
Dónde conserva cada empresa los documentos correspondientes a su propia actividad.
No es necesario que ambas cosas dependan siempre del mismo proveedor.
Una solución práctica: guardar también los DeCA que ha generado otra empresa
Precisamente para solucionar este problema, DeCA Profesional permite almacenar también DeCA que hayan sido generados fuera de la plataforma.
La función “Añadir DeCA externo” permite incorporar al Historial el PDF que una empresa haya recibido de un cliente, cargador, transportista u otra plataforma.
De esta forma no es necesario volver a crear el documento únicamente para poder tenerlo archivado.
El funcionamiento es sencillo:
Historial → Añadir DeCA externo → seleccionar PDF → guardar.
El documento queda identificado como “Externo”, de modo que se distingue claramente de los DeCA generados directamente en DeCA Profesional. Guia_usuarios_DeCA_externo
Todos tus DeCA en un único historial
La idea es especialmente útil porque cambia la utilidad del Historial.
Ya no se limita a mostrar:
“los DeCA que he generado con esta plataforma”.
Puede convertirse en:
“todos los DeCA correspondientes a la actividad de mi empresa”.
Por ejemplo, un transportista realiza diez servicios:
- cinco cargadores le piden que genere él el DeCA;
- los otros cinco se lo entregan ya realizado.
Los primeros cinco quedan automáticamente en su Historial porque los ha generado en DeCA Profesional.
Los otros cinco puede incorporarlos como DeCA externos.
Resultado:
10 transportes realizados = 10 DeCA localizados en un único lugar.
La misma lógica funciona para un cargador que trabaja con numerosos transportistas.
La guía práctica de DeCA Profesional recoge precisamente este ejemplo y plantea el Historial como un archivo único de la operativa, independientemente de quién haya generado originalmente cada documento. Guia_usuarios_DeCA_externo
¿Hay que volver a rellenar todos los datos del DeCA externo?
No.
El objetivo de esta funcionalidad es precisamente evitar crear nuevamente un documento que ya existe.
Al incorporar un DeCA externo pueden añadirse determinados datos para facilitar posteriormente su localización, como:
- referencia;
- fecha del transporte;
- cargador;
- transportista;
- matrícula;
- origen;
- destino.
Pero estos campos pueden utilizarse únicamente como información de búsqueda.
Si la empresa tiene prisa, puede simplemente subir el PDF y conservarlo.
Si quiere disponer de una búsqueda más completa, puede añadir los datos que conozca. Guia_usuarios_DeCA_externo
¿DeCA Profesional modifica el documento externo?
No.
Este punto es importante.
El DeCA externo se conserva como documento generado por un tercero.
La finalidad es archivarlo y organizarlo, no modificarlo ni presentarlo como si hubiera sido generado originalmente por DeCA Profesional.
Por tanto, incorporar un PDF externo al Historial tampoco convierte automáticamente en válido un documento que originalmente no cumpliera los requisitos legales.
La propia guía de usuario lo explica de forma expresa: la función sirve como sistema de archivo y organización de la copia recibida y no modifica el PDF original ni convierte un documento incorrecto en válido. Guia_usuarios_DeCA_externo
¿Por qué interesa tener una copia propia aunque el DeCA lo haya hecho otro?
Fundamentalmente por independencia y organización.
Una empresa que conserva su propia copia no necesita depender posteriormente de:
- recordar qué proveedor utilizaba cada transportista;
- localizar un determinado correo electrónico;
- solicitar nuevamente el documento a un cliente;
- recuperar credenciales de otra plataforma;
- o reconstruir meses después qué ocurrió en cada servicio.
La documentación correspondiente a la actividad de la empresa queda localizada dentro de un mismo sistema.
Esto resulta especialmente útil para empresas con volumen: agencias de transporte, operadores, transitarios, cargadores habituales o transportistas que trabajan con muchos clientes diferentes.
El DeCA externo como rutina interna de trabajo
Una buena práctica empresarial puede ser extremadamente sencilla:
Si generamos nosotros el DeCA → queda automáticamente en nuestro Historial.
Si lo genera otra parte → guardamos el PDF como DeCA externo cuando lo recibimos.
Con esa regla, la empresa deja de preocuparse de quién generó cada documento cuando necesita localizarlo posteriormente.
También puede utilizar una referencia interna para relacionarlo con su propio número de expediente, viaje u operación.
La guía recomienda precisamente guardar el documento externo cuando se recibe, utilizar referencias internas cuando sea necesario y revisar periódicamente que los portes realizados tengan localizado su correspondiente DeCA. Guia_usuarios_DeCA_externo
DeCA Profesional no es solo un generador de documentos
Esta funcionalidad refleja una evolución importante en la forma de entender este tipo de herramientas.
El valor de una plataforma DeCA no está únicamente en generar un PDF con un código QR.
Para una empresa que realiza transportes diariamente también resulta importante poder:
- crear los documentos;
- conservarlos;
- buscarlos;
- enviarlos;
- corregirlos cuando corresponda;
- consultar el histórico;
- trabajar con varios usuarios;
- y centralizar también los documentos recibidos de otras empresas.
Por eso DeCA Profesional puede utilizarse como centro documental de la operativa DeCA de la empresa.
Los documentos generados directamente y los documentos externos permanecen diferenciados, pero pueden consultarse desde un mismo Historial.
¿Qué debe hacer una empresa a partir de ahora?
Nuestra recomendación práctica es establecer desde el principio una política interna clara.
Si eres cargador
Decide qué transportes vas a documentar directamente y exige disponer de copia de aquellos DeCA que genere el transportista.
Si eres transportista
Conserva los DeCA que generes y guarda también aquellos que te entregue el cargador.
Si eres agencia u operador
Centraliza la documentación correspondiente a los transportes en los que intervienes para evitar tener que reconstruir posteriormente la operativa desde múltiples proveedores.
En cualquiera de estos casos, lo importante es que la empresa pueda responder fácilmente a una pregunta:
¿Dónde está el DeCA de este transporte?
La respuesta no debería depender de recordar quién lo generó seis meses atrás.
Centralizar la documentación reduce problemas posteriores
La obligatoriedad del DeCA supone un nuevo proceso administrativo para miles de empresas.
Pero el mayor riesgo no está necesariamente en generar el documento.
El verdadero problema puede aparecer cuando, después de cientos o miles de transportes, una empresa tiene que localizar documentación dispersa entre clientes, transportistas y plataformas diferentes.
Centralizar los documentos desde el principio permite convertir esta obligación en un proceso organizado.
Con DeCA Profesional una empresa puede generar sus propios DeCA y, al mismo tiempo, incorporar los que haya recibido de terceros.
Así, la lógica es sencilla:
Tus DeCA generados + tus DeCA recibidos = un único historial.
Puedes consultar más información sobre el funcionamiento de la plataforma en DeCA Profesional.
También puedes consultar sus planes y precios o crear una cuenta para empezar a organizar los DeCA de tu empresa.
Información jurídica sobre el DeCA
Desde Praetoria Abogados recomendamos que las empresas de transporte, cargadores, agencias y operadores no se limiten únicamente a implantar una herramienta tecnológica, sino que establezcan también un procedimiento interno para la generación, entrega, conservación y localización de los documentos.
En caso de inspección, procedimiento sancionador o dudas sobre las obligaciones que corresponden a cada interviniente, resulta aconsejable analizar el transporte concreto y la documentación disponible.
Praetoria Abogados
Derecho del transporte y asesoramiento empresarial.